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Il trattamento di dati personali dei soggetti pubblici: le Linee guida del Garante Privacy

Il Garante per la protezione dei dati personali ha di recente pubblicato le Linee guida in materia di trattamento di dati personali rispetto agli atti ed ai documenti amministrativi provenienti da soggetti pubblici per finalità di pubblicazione e diffusione sul web, che è possibile leggere in maniera integrale cliccando qui.

La diffusione di dati, sebbene operata da soggetti pubblici e qualificati, deve in ogni caso essere assoggetta ad una regolamentazione di talchè i soggetti interessati non vengano lesi nel proprio diritto alla privacy; siffatta regolamentazione è necessaria, in via preventiva, anche per evitare eventuali richieste di cancellare notizie pregiudizievoli pubblicate sul web.

Lo scopo delle Linee Guida pubblicate dal Garante Privacy è quello di delineare delle misure necessarie per  individuare le opportune cautele che i soggetti pubblici sono tenuti ad applicare in relazione alle ipotesi in cui effettuano – in attuazione alle disposizioni normative vigenti – attività di comunicazione o diffusione di dati personali sui propri siti istituzionali per finalità di trasparenza, pubblicità dell´azione amministrativa, nonché di consultazione di atti su iniziativa di singoli soggetti.

Per espressa previsione normativa (artt. 18, commi 2 e 4, 19, comma 1 GDPR) i soggetti pubblici possono utilizzare le informazioni personali dei soggetti privati per l’espletamento delle proprie attività istituzionali pur rispettando quando delineato dal Garante nel presente documento.

Le linee guida si occupano di definire in primo luogo i concetti di trasparenza, pubblicità e consultabilità di atti e documenti amministrativi in relazione alla attività di comunicazione o diffusione di dati personali svolta dai soggetti pubblici attraverso i propri siti istituzionali ed in particolare:

-Trasparenza: intesa come la disponibilità sui siti istituzionali delle amministrazioni di atti e documenti amministrativi, contenenti dati personali, per finalità di trasparenza che è volta a garantire una conoscenza generalizzata delle informazioni concernenti aspetti dell’organizzazione dell’amministrazione al fine di assicurare un ampio controllo sulle capacità delle pubbliche amministrazioni di raggiungere gli obiettivi, nonché sulle modalità adottate per la valutazione del lavoro svolto dai dipendenti pubblici;

-Pubblicità: ovvero la disponibilità on line per finalità di pubblicità è volta a far conoscere l’azione amministrativa in relazione al rispetto dei principi di legittimità e correttezza, nonché a garantire che gli atti amministrativi producano effetti legali al fine di favorire eventuali comportamenti conseguenti da parte degli interessati.

– Consultabilità: cioè la disponibilità sui siti istituzionali delle amministrazioni di atti e documenti amministrativi per finalità di consultabilità che è volta a consentire la messa a disposizione degli stessi solo a soggetti determinati e/o categorie al fine di garantire in maniera agevole la partecipazione alle attività e ai procedimenti amministrativi.

Quindi normativamente deve essere garantito un certo grado di conoscibilità dell’operato della P.A. attraverso la trasparenza, la pubblicità e la consultabilità, anche se non sempre la finalità è la stessa.

In particolare, occorre distinguere i casi in cui, in relazione all’attività di comunicazione o diffusione di dati personali attraverso la pubblicazione di atti e documenti amministrativi sui siti istituzionali, si perseguono finalità di: trasparenza, pubblicità o conoscibilità.

Tali valutazioni devono essere effettuate dalle amministrazioni pubbliche, nel rispetto dei principi di necessità e proporzionalità del trattamento dei dati personali (artt. 3 e 11 del Codice), in modo da garantire modalità differenziate di messa a disposizione di dati e documenti tenendo conto delle diverse finalità sopra evidenziate delle tipologie di informazioni oggetto di divulgazione, nonché degli strumenti e dei mezzi utilizzati per assicurarne la conoscibilità, affinché siano correttamente rispettati i diritti degli interessati, tra cui quello indefettibile alla privacy ed alla reputazione online.

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